Toegankelijke pdf’s in jouw organisatie

Maatregelen toegankelijke documenten

Er is niet 1 manier die voor elke organisatie werkt en dit is geen volledige lijst met maatregelen. Gebruik deze voorbeelden als startpunt voor het opzetten van een organisatieaanpak voor toegankelijke documenten.

Waar je begint, hangt af van de aanpak binnen jouw organisatie. Begin je bij een van onderstaande categorieën of gebruik je losse maatregelen die aansluiten bij de huidige situatie.

Inzicht in huidige situatie

Zorg dat je inzicht krijgt in hoe jouw organisatie ervoor staat als het gaat om pdf’s.

• Maak intern inzichtelijk wat het probleem is van toegankelijke pdf’s.
  Vaak is niet duidelijk wat het probleem is voor iemand met een functiebeperking als een pdf niet toegankelijk is.
• Breng het aantal bestaande pdf’s in beeld met een audit.
  Doorgaans is er geen zicht op alle pdf’s die online staan. Inventariseer en deel de resultaten.
• Stel de kwaliteit van bestaande pdf’s vast. Leg eerst vast wat een toegankelijke pdf is, zodat iedereen op een lijn zit.
• Breng de huidige organisatieafspraken en processen rond pdf in beeld.
  Bijvoorbeeld of er een organisatiebrede strategie en beleid zijn, of er geschikte software is en of er processen zijn rond kwaliteitscontrole.
• Onderzoek of de huidige documentsystemen en software geschikt zijn.
• Stel vast of er pdf’s zijn die volledig onder een wettelijke uitzondering vallen.
• Verwerk deze maatregelen in de toegankelijkheidsverklaring.

Organisatieaanpak

Bepaal op basis van je analyse van de huidige situatie de organisatieaanpak.

• Verwerk de wettelijke verplichtingen in organisatiedoelstellingen, visie en beleid.
• Bepaal op basis van je analyse van de huidige situatie de vervolgstappen.
• Breng in kaart wie betrokken moeten zijn bij de toegankelijkheid van pdf’s. Gebruik hiervoor ook het rollenboekje.
• Maak een roadmap met maatregelen voor het voldoen met de verschillende types pdf’s aan WCAG.
• Advies: Maak deze roadmap voor WCAG en PDF/UA.
• Dwing toegankelijkheid af bij inkoop en aanbesteding.
• Zorg voor toegankelijke sjablonen en een toegankelijke huisstijl.

Alleen nog toegankelijke pdf’s publiceren

Voorkom dat er nieuwe ontoegankelijke pdf’s online komen.

• Leg vast wanneer pdf’s weer offline gaan.
• Publiceer geen drukwerk online. Voor drukwerk zijn ander eisen dan voor informatie die je digitaal gebruikt.
• Gebruik webformulieren in plaats van pdf-formulieren. Pdf-formulieren zijn voor veel mensen niet bruikbaar, ook al zijn ze toegankelijk. En webformulieren zijn veel makkelijker toegankelijk te maken en aan te passen.
• Maak een communicatiestrategie en stel deze vast.
• Leg vast wie waarover beslist.
• Vermijd reparatie van pdf’s.
• Zorg voor een redactiestatuut.
• Zorg dat externe partijen altijd toegankelijke pdf’s aanleveren.
• Zorg dat altijd gebruik wordt gemaakt van toegankelijke sjablonen.

Bestaande pdf’s

Verbeter, verwijder of archiveer bestaande pdf’s.

• Ruim oude en overbodige pdf’s op.
• Maak de inhoud en/of functionaliteit van bestaande pdf’s toegankelijk.
  Begin bijvoorbeeld met de 30 meest geraadpleegde pdf’s.

Vraag om hulp

Betrek interne of externe professionals voor een optimaal resultaat. Bijvoorbeeld een ervaren projectmanager en een expert op het gebied van digitale toegankelijkheid en documenten. Doe dit op tijd, zodat je steeds het juiste doet.

Meer informatie

• Van Word-document naar een digitaal toegankelijke pdf
• Een toegankelijke pdf met zwartgelakte delen